Türkiye’de bugün, ISO 9000:1994 serisine sahip üçbinin üzerinde kuruluş bulunmakta. Tüm bu kuruluşlar sistemlerini 2003 yılı sonuna kadar orijinali 15 Aralık 2000’de yayınlanan ISO 9001:2000 Kalite Yönetim Sistemine uygun hale getirmek zorundalar. Kimi firma geçiş çalışmalarını şimdiden başlatırken, bazı kuruluşlar bu çalışmaları daha ileriki yıllara ertelemekteler. Belgelendirme kuruluşları ise geçiş çalışması için belgeli kuruluşlara çeşitli takvimler oluşturmaya başladılar bile.
Peki bu geçiş süreci yaşanırken, kuruluşlar kendi geçiş planlarını hazırladılar mı? Daha doğrusu acaba bir plan yapmaya gerek var mı? Buna vaktiniz buldunuz mu? Eğer planlama için vakit ayırmazsanız, başarısız olmak pek çok vaktiniz olacak.
Peki yaptığınız planlar doğru adımları içeriyor mu? Doğru adımlar olduğunu düşünüyorsunuz artık uygulamaya geçme vakti geldi. Bu adımlarda sağlam yürümek için önünüzdeki engelleri tanımak ve ortadan kaldırmak zorundasınız. Bu yol üzerinde sizi bekleyen sıkıntılar neler olabilir?
Bugüne kadar bilinçlendirme veya geçiş eğitimlerine katıldınız veya önümüzdeki günlerde katılmayı planlıyorsunuz. Hangi aşamada olursanız olun aldığınız bilgileri ve yeni standardın temel farklılıklarının neler olduğunu sindirmeden ve kuruluşunuza uygun geçiş planınızı yapmadan başlayacağınız çalışmalar sizi yanlış yönlere götürebilir.
Standarttaki temel farklılıklara bakıldığında ise yaşanan revizyonun sadece maddelerdeki yüzeysel değişiklikler olmadığı görülür. Bu farklılıklar yeni standartta yaşanabilecek güçlüklerin de odak noktasını oluşturmakta. Bu güçlükler;
Proses yaklaşımının (Proses odaklı Yönetim sistemi) dikkatli irdelenmeden sistemin uyarlanmaya çalışılması
Proses yönetiminin tüm süreçlere ama özellikle satış pazarlama gibi aciliyet arzeden konular içine etkili olarak oturtulamaması
Süreksel iyileştirmenin tam olarak anlaşılmamasından kaynaklanacak denetim sıkıntıları.
Etkili hale gelen sistemlerde doküman azaltılması gerekirken ve yeni standart daha az bürokratik olma iddasında olmasına rağmen mevcut dokümana ek ve fazla döküman oluşturulmuş olması.
Üst yönetim sorumluluk ve katılımının öneminin tam olarak anlatılamamasından doğacak denetim sıkıntıları,
CRM (Müşteri İlişkileri Yönetimi), hedeflerle yönetim, yalın yönetim, kompetans odaklı performans yönetimi, kurumsal eğitim yönetimi (eğitim ihtiyacı tespit ve etkililiği değerlendirme) vb yönetim sistemleri ile yeni standart ilişkisinin tam olarak kurgulanıp yönetilememesi.
Yetki ve sorumluk ve iç iletişim yapısı ile proses sahipliliği kavramlarının tam olarak ilişkilendirilememesi
Kaynak yönetimi ve kaynakların etkili dağılımı için kaynak süreçleri yönetiminin kurgulanamaması
Gerçeklere dayalı karar verme ilkesi ile veri analizi ve önleyici faaliyetlerin ilişkilendirilmesinde risk yönetimi uygulamalarının tam olarak yapılamaması
Kalite çalışmalarına tüm çalışanların katılımlarını sağlayacak ve kurumsal zekayı motive edecek bilgi yönetimi sisteminin sistem içine etkili olarak yerleştirilememesi
Tüm bu zorlukların dikkatli bir aksiyon planı ile üstesinden gelineceği aşikardır. Unutulmaması gerekense her organizasyonun kendine özel ve uygun ve mutlaka uygulayabileceği bir plan oluşturması gereğidir.
Özellikle proseslerle çalışan bir yapınız varsa halihazırdaki ISO 9000 çalışmanızdan memnun olmamış olabilirsiniz. Sisteminiz de aslında kuruluşun kendisine uymayan ve sadece şartların yerine getirilmesi için kurulmuş ve uygulanmaya çalışılan bir sistem olabilir. Bu durumda standardın revizyona uğraması sisteminizi gözden geçirme ve kuruluşa fayda sağlayacak bir yaplanmanın oluşturulması için size fırsat vermekte. Bu fırsatı isteyerek ve gerçekten değerlendirerek firmanıza katma değer yaratacak bir sistemi oluşturabilirsiniz.
Ya da kimilerinin dediği gibi bu standard basit bir revizyon, fazla birşey yapmaya gerek yok ve aslında pek bir şey de değişmedi, kimbilir?
